Тайм-менеджмент: как успевать больше

Рассказываем о принципах и техниках тайм-менеджмента. Не гарантируем, что наша инфографика сделает вас повелителем собственного времени. Но успевать больше поможет точно. А чем больше вы успеваете, тем больше заработаете!

Зачем нужен тайм-менеджмент

Казалось бы, понятие «тайм-менеджмент» старо как мир. Но нет. Эту полезную штуку в ее современном понимании практикуют с 1970-х. Если переводить с модного англицизма, тайм-менеджмент — это управление собственным временем. Соответственно, обладающие этим навыком людям получают суперспособность все успевать, быть продуктивными, соблюдать баланс работы и личной жизни.

Понятно, что тайм-менеджмент — полезная привычка для всех сфер жизни. Но мы поговорим об управлении временем именно в контексте рабочих задач. Ведь наша цель — рассказать вам, как продавать больше и лучше. А для этого нужно правильно распределять ресурсы. И желательно, чтобы после трудовых будней еще остались силы на жизнь вне работы.

Техники и принципы тайм-менеджмента

Матрица Стивена Кови, она же — матрица Эйзенхауэра. Помогает расставить приоритеты и не тратить время на бесполезности.

Все, конечно, немного сложнее, чем на схеме. Дела из первого квадрата обычно наиболее трудоемкие и хитрые, они поглощают энергию, зато приносят результаты и удовлетворение. Ради них стоит чем-то жертвовать. Но не переусердствуйте, а то можно и выгореть, лишиться сил на что-либо другое.

Дела из второго квадрата — это ваш путь к росту и успеху. В третьем блоке обычно оказываются вещи, которые нужно сделать для других (не давайте садиться себе на шею!), а в четвертом — бытовуха или прокрастинация.

Тактика салями. Исследования показывают: только 2% людей умеют в многозадачность. Для остальных такой формат работы снижает эффективность и перегружает мозг. А мы этого не хотим. Поэтому будем действовать, как будто наша задача (или комплекс задач) — батон колбасы. И отрезаем по кусочку.

В этом методе последовательность и постепенность — истинное ПП, правильное питание для мозга. Этапность — важная черта тактики салями. Пока не закончили одно дело (или одну подзадачу), не хватайтесь за другое.

Впрочем, есть и метод, который призывает этой этапностью пожертвовать. Техника швейцарского сыра предполагает, что вы «выгрызаете» из большой задачи кусочки с разных сторон. Получается симпатичный дырявый кусок сыра, который вы постепенно осилите полностью. Например, если вам нужно написать пугающе огромную статью, зайдите с привлекательного бока. Сначала поищите для нее иллюстрации, затем подумайте, кого можно позвать в качестве эксперта. А уж потом беритесь за составление плана и приступайте к написанию. 

Метод «1-3-5» очень простой. Но крутой, потому что позволяет рассчитать силы и в конце дня чувствовать себя победителем. Тут, конечно, нужно быть честным с собой, особенно при выборе размеров и критериев важности-неважности дел.

Метод помидора. Название произошло от мини-таймера в виде помидорчика — вроде тех, что используют при готовке. Суть в том, что для лучшей продуктивности и концентрации человеку нужно регулярно отвлекаться от рабочих задач и отдыхать. В общем, дайте мозгу передышку.

Кстати, не всем подходит временной промежуток в 25 минут. Методом проб и ошибок выбирайте наиболее комфортное для вас соотношение времени работы-отдыха. Например, есть вариация — метод Тони Шварца. Тут работа длится полтора часа, а затем следует получасовой отдых.

И да, таймер должен быть не в вашей голове, не виртуальным, а физическим. Таким, чтобы он делал «дзынь-дзынь» сам, а вам не приходилось постоянно отвлекаться на часы и проверять, не подошло ли время работы к концу.

Техника хронометража. Это небыстрый способ, который потребует собрать и проанализировать информацию. Зато потом полученными результатами можно пользоваться долго — и жить счастливо. Техника хронометража поможет сообразить, куда девается время и почему вы не успеваете все, что запланировали.

В течение нескольких дней, а лучше — недель, записывайте, чем вы занимались в течение дня. Совсем мелкие дела можно не учитывать. Оценивайте каждое дело с точки зрения временных затрат и эффективности. Ведите учет полезных и бесполезных дел. Постепенно вы увидите паттерны и поймете, какие дела отнимают у вас много сил и не стоят того, а каким можно уделять больше времени.

Еще немного советов

• Ясное дело, все мы разные. Какие-то техники работают для одного человека, а для другого они бесполезны. Учитывайте вашу индивидуальность, дорогой наш алмаз. Особенно в том, что касается биологических ритмов. Возможно, если метод помидора не работает для вас с утра, когда вы еще туго соображаете, то в середине дня это то, что вам нужно.
  
• Самый простой способ для управления временем — ведение списка дел. Можно на бумажке, можно в Excel-таблице, можно в трекере задач.
  
  Конечно, тут свои нюансы. Бумажки мнутся и теряются, создание красивых табличек отнимает время и подталкивает к прокрастинации. Есть и плюсы. Когда вычеркиваете из списка дел пункт, мозг получает «печеньку» — небольшую порцию дофамина. Плюс, список — это всегда упорядоченные дела. А когда есть порядок, есть и план действий.
  
  Другое дело, что составлять списки нужно с умом. Во-первых, не пихайте в них все дела подряд — рабочие, домашние, связанные с хобби. Стоит разделять списки и по срочности задач, прописывать примерное время на выполнение. Хорошо в качестве списка работает календарь, когда, например, на один день запланирована одна большая и важная задача.
  
  Кстати, о мелких делах. Всегда держите их перечень при себе. Как только у вас освободится немного времени, не ковыряйтесь в носу, а обратитесь к списку. Например, коллега опаздывает на рабочий созвон, а вы пока можете ответить на письмо.
  
  Максимально упрощайте. Не нужно чертить диаграммы Ганта и иллюстрировать каждое дело миллионом картинок. Визуальная составляющая, сложные схемы — не приоритет тайм-менеджмента.
  
  Списки дел советуем составлять заранее. Например, если планируете на неделю, то прописывайте дела в воскресенье, если на следующий рабочий день — накануне вечером. Так у вас не будет шанса на прокрастинациюрабочее время, вы сразу приступите к труду и обороне.
  
• И еще о дофамине при вычеркивании дел. Если перед вами — прорва задач и вы пребываете в оцепенении, выберете дело, которое займет немного времени. Выполните задачу, вычеркните из списка — уже легче. Вы уже начали, и можно двигаться дальше.
  
  Если же вы испытываете перед списком дел ужас чуть менее интенсивный, не доходящий до степени хтонического, то начинать лучше с самого неприятного дела. После него все остальные пункты пойдут гораздо легче.
  
  Напомним: вы — индивидуальность. Тестируйте: конкретно для вас сработает либо один, либо другой подход. Ногти люди тоже стригут по-разному: кто-то сначала на левой руке, кто-то — на правой.
  
• Гуру тайм-менеджмента рекомендуют выделять один-два дня в неделю на погружение в задачи, которые не требуют отвлечения на внешний мир. В такие дни максимально исключите общение с коллегами, деловые встречи и звонки, и разгребайте дела, которые не требуют вмешательства кого-то со стороны.
  
• Организация пространства и инструментов для работы — удел не зануд, но грамотных тайм-менеджеров. Пусть все документы лежат на своих местах, все файлы будут распределены по соответствующим папкам — и вуаля, вы больше не тратите по полчаса в день на поиск нужной информации.
  
  Сюда же совет: во имя экономии времени составляйте для рутинных дел паттерны — пошаговый порядок действий, шаблоны, подсказки и наработки. Например, набор стандартных вопросов для интервью с клиентами или заготовленные фразы для звонка в службу поддержки.
  
• Закон Паркинсона гласит: работа занимает все время, что вы ей отводите. Таким образом, не стоит отводить на дела больше времени, чем требуется. Если и делать запас, то совсем небольшой, и ни в коем случае не хитрить — не передвигать дедлайн. Иначе есть риск растянуть часовое дело на несколько дней.
  
• Призовите на помощь технологии. Приложений для тайм-менеджмента полно. Сложные, разветвленные и многофункциональные Todoist и Any.do, минималистичные Clear и 1-3-5 list, список дел Loob Habit Tracker, TimeSheet для голосовых напоминалок, планировщики Things и MyLifeOrganized, Evernote и OneNote для создания заметок, Focus Booster для приверженцев техники помидора — в общем, есть из чего выбрать.

Разделяйте ваши задачи по удобному вам принципу — и властвуйте над временем.